Organiser un séminaire d’entreprise en 5 étapes simples

Un séminaire est un événement professionnel qui doit suivre ses propres principes organisationnels. Son objectif est de former et d’informer les participants sur un sujet ou un domaine précis. Malgré les particularités que peut avoir un tel événement, il n’est pas si difficile à organiser ! Tout est une question d’anticipation. Si vous ne savez pas par où commencer pour que votre séminaire soit un grand moment pour votre public, ces étapes vous mèneront au succès.

Trouver l’endroit idéal

On peut dire que le lieu est un facteur majeur pour la réussite de l’évènement. Il faut le choisir en fonction de sa capacité. Par capacité, nous entendons ici la capacité de l’espace ; pas nécessairement le maximum, mais une capacité confortable en fonction de la disposition de votre événement.

Il doit également être facilement accessible, à la fois l’endroit lui-même et la salle que vous utilisez à l’intérieur. Il est préférable d’aller visiter les espaces : des photographies ou des flyers ne suffisent pas pour vous donner une idée réelle. En général, vous aurez besoin de louer une salle de séminaire à Lyon ou dans votre ville. Nous vous conseillons de faire vos recherches en ligne puis de vous déplacer pour visiter les lieux qui vous intéressent.

Avoir des objectifs clairs

Il est essentiel que vous sachiez pourquoi vous organisez le séminaire. Quel est le but de cet évènement d’entreprise ? Quels sont les objectifs visés ? Répondre à ces questions, doit vous permettre de savoir exactement ce que vous attendez à la fin de l’événement. Ce sont vos attentes finales qui vous permettront d’établir le plan d’action parfait pour organiser le séminaire pour votre entreprise. Si vous définissez les objectifs à l’avance, votre évènement professionnel sera un succès à tous les coups.

Certains séminaires, par exemple, viseront principalement à renforcer les liens interpersonnels, d’autres à former de nouvelles personnes dans le secteur, mettre l’accent sur l’augmentation du chiffre d’affaires, etc.

Définir les participants

Pendant ce type d’événement, de nombreux acteurs peuvent intervenir. Tout d’abord, vous devez savoir qui est votre public cible. Cette étape est un point essentiel dans la planification de l’événement. Le public cible principal est l’ensemble des personnes qui ont en principe un rapport avec le thème principal du séminaire. Cependant, lorsque nous parlons de participants, dans ce cas, nous ne nous limitons pas au public du séminaire, mais à toutes les personnes qui y assisteront.

Estimer un budget

Vous devez savoir comment vous allez utiliser les ressources dont vous disposez pour donner la forme souhaitée à l’événement. C’est là qu’intervient l’estimation du budget nécessaire. Il faudra toujours prévoir une marge d’erreur pour les imprévus.

Choisir la date appropriée

Il est temps de fixer la date parfaite pour organiser votre séminaire. La date du séminaire est un choix crucial, car il ne faut pas vos invités soient indisponibles. Il faut qu’ils puissent participer à l’évènement sinon ce sera un échec.

Évitez donc les périodes où votre public cible a de fortes chances d’être en vacances : les ponts et les jours fériés. Avant de fixer la date du séminaire, renseignez-vous auprès de tous les participants pour être sûr qu’ils seront libres et qu’ils pourront être là. Vous pouvez aussi mettre en place un système d’inscription en ligne pour avoir une meilleure visibilité sur la question.